Acceso Basado en Roles (RBAC): Implementación de políticas de acceso basadas en roles para asegurar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos.

Handle de versiones: garantiza un seguimiento preciso de los cambios realizados en los documentos, manteniendo un historial detallado y evitando conflictos de versiones.

El primer paso en la implementación de un sistema de gestión documental es realizar una exhaustiva evaluación de las necesidades específicas de la empresa. Esto implica identificar los tipos de documentos de gestión que se manejan, los procesos existentes de manejo de documentos, los problemas o desafíos que se enfrentan y los objetivos que se desean alcanzar con la implementación del sistema.

Seguridad comprometida: la información wise puede ser accedida por personas no autorizadas cuando no existe un Command estricto sobre ella. Esto puede provocar fugas o alteraciones de datos, fraude y pérdida de documentos.

Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores. a los documentos alojados en dicha localización gracias al mecanismo de concesión de permisos. Esta centralización de la información supone terminar con la búsqueda infinita de documentos

Trabajo colaborativo que permite el flujo de información entre usuarios sin importar donde se encuentran ni el dispositivo que usan. Se crean espacios de trabajo que permiten trabajar en equipo.

Reducción de Errores y Retrabajo: La automatización y la gestión centralizada de documentos minimizan los errores humanos y la duplicación de esfuerzos, lo que contribuye a reducir los costes asociados con el retrabajo y la corrección de errores.

Por un lado, fomenta la eficiencia operativa al reducir el tiempo que los empleados dedican a buscar información. Por otro lado, optimiza los recursos, evitando duplicidades y errores que pueden resultar costosos.

Estos sistemas no solo optimizan el acceso a la información, sino que también reducen costos operativos y mejoran el cumplimiento regulatorio.

In addition to significant Price tag financial savings, the cloud delivers a number of Advantages more than on-premises DMS alternatives. Two are of particular value for legal pros: protection and mobility.

Guide de Usuario: Crear un handbook de usuario detallado que explique cómo utilizar el DMS, con ejemplos y respuestas a preguntas frecuentes.

Costes Iniciales Elevados: Requiere una inversión significativa en hardware, licencias de software y recursos de TI para la instalación y el mantenimiento del sistema.

Los documentos están disponibles en tiempo real en la nube y se puede acceder Gestión Documental a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que permite una colaboración más eficaz.

Existe una amplia gama de soluciones para la gestión de documentos y archivos. Sin embargo, tantas opciones pueden dificultar la elección de la que mejor se adapte a tus necesidades.